Privacy

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Version 1.11 — Dernière mise à jour : 2026-10-24 · En vigueur : 2026-10-24

1. INTRODUCTION

CaseMed Inc. (« CaseMed », « nous », « notre », « nos ») est une société constituée en vertu des lois de la province de la Nouvelle-Écosse, au Canada. CaseMed exploite une plateforme de simulation clinique vocale fondée sur l'intelligence artificielle (« IA ») utilisée par des professionnels de la santé et par les organisations responsables de leur formation.

La présente Politique de confidentialité décrit les renseignements personnels que CaseMed recueille, les fins auxquelles ils sont utilisés, les parties à qui ils peuvent être communiqués, la durée pendant laquelle ils sont conservés, ainsi que les choix et les droits offerts aux personnes. Elle s'applique au site Web de CaseMed à l'adresse https://casemed.app et à ses sous-domaines (le « Site Web »), à la plateforme CaseMed (la « Plateforme ») et à tous les produits et services connexes (collectivement, les « Services »).

La présente Politique est incorporée par renvoi au Contrat de licence d'utilisateur final de CaseMed (le « CLUF ») et à la Convention de services et de licence de CaseMed (la « Convention de services »), accessibles à l'adresse https://casemed.app/legal. Les termes commençant par une majuscule utilisés mais non définis dans la présente Politique ont le sens qui leur est donné à l'Annexe A du CLUF ; dans la présente Politique, « Client » comprend à la fois une Organisation et un Abonné individuel.

Les Services ne sont pas destinés aux mineurs. CaseMed ne recueille pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes n'ayant pas atteint l'âge de la majorité dans leur territoire.

1.1 Responsable de la protection des renseignements personnels

CaseMed a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels, chargé de veiller au respect par CaseMed de la présente Politique et des lois applicables sur la protection des renseignements personnels, qui peut être joint à privacy@casemed.app.

Responsable de la protection des renseignements personnels, CaseMed Inc., 600-1741, rue Lower Water, C.P. 997, Halifax (Nouvelle-Écosse) B3J 0J2 — privacy@casemed.app — +1 902 702-3755

Les demandes de renseignements, les requêtes et les plaintes concernant les renseignements personnels peuvent être adressées au Responsable de la protection des renseignements personnels. CaseMed en accuse réception dans les 5 jours ouvrables et y répond dans les 30 jours, ou indique la raison pour laquelle un délai supplémentaire est nécessaire.

2. PORTÉE

La présente Politique s'applique aux renseignements personnels recueillis auprès de tous les Visiteurs, y compris les Clients, les titulaires de Compte et les personnes qui utilisent le Site Web sans détenir de Compte.

2.1 Visiteurs

Un Visiteur est toute personne qui accède au Site Web ou aux Services ou les utilise, qu'elle soit ou non un Client, qu'elle détienne ou non un Compte, et qu'elle ait effectué ou non un Paiement.

2.2 Clients

Un Client est la partie qui a acheté l'accès à la Plateforme. Un Client peut être une Organisation ou un Abonné individuel.

Organisations. Les Organisations achètent l'accès à la Plateforme pour un ou plusieurs Utilisateurs finaux. Elles comprennent notamment les hôpitaux, les collèges, les universités et les autres organisations qui achètent l'accès à la Plateforme au nom de leurs propres clients, étudiants, employés ou autres personnes affiliées, qui sont les Utilisateurs finaux de la Plateforme. Une Organisation se voit également attribuer un ou plusieurs Comptes d'Administrateur pour gérer les Utilisateurs finaux qui lui sont affiliés. Une Organisation est donc généralement un Client auquel plusieurs Comptes sont associés.

Abonnés individuels. Les Abonnés individuels achètent l'accès à la Plateforme pour leur propre usage en vertu de l'Annexe B (Conditions applicables aux Abonnés individuels) du CLUF. Un Abonné individuel détient un seul Compte d'Utilisateur final et gère lui-même son abonnement.

2.3 Comptes

L'accès à la Plateforme s'exerce par les privilèges accordés à un Compte dont le statut est valide. Un Compte est soit un Compte d'Administrateur, soit un Compte d'Utilisateur final.

Administrateur. Les Comptes d'Administrateur sont détenus par des représentants d'un Client Organisation et confèrent les privilèges prévus dans les conventions conclues avec CaseMed. Ces Comptes sont responsables de la gestion des Utilisateurs finaux affiliés à l'Organisation et de son contenu.

Utilisateur final. Les Comptes d'Utilisateur final sont détenus par des personnes affiliées à un Client Organisation, ou par un Abonné individuel, et confèrent les privilèges prévus dans les conventions conclues avec CaseMed.

Un Compte est attribué à une seule personne. Les Comptes ne peuvent pas être partagés ni utilisés par plus d'une personne, en aucune circonstance ; le faire invalide le statut du Compte.

Lorsqu'une personne détient plus d'un Compte, chaque Compte — ainsi que les renseignements personnels et les privilèges qui y sont associés — est traité séparément.

2.4 Statut du Compte et Paiement

Statut. Pour valider un Compte, le titulaire du Compte doit déclarer son territoire et son âge, accepter le CLUF lors de l'intégration et vérifier son adresse courriel. Tant qu'un Compte n'a pas été validé, la personne ne peut pas utiliser les fonctions de la Plateforme qui exigent des privilèges de Compte valide.

Paiement. Le Paiement s'entend de la contrepartie fournie en échange de tout ou partie des Services, y compris les paiements uniques, les abonnements et les autres transferts de valeur, et est généralement fourni sur une base convenue par l'intermédiaire d'un Compte valide. Aux fins de la présente Politique, une référence au Paiement de Services s'entend d'une entente de Services en vigueur.

2.5 Application de la présente Politique indépendamment du statut ou du Paiement

La présente Politique s'applique à tous les Visiteurs, y compris ceux qui demandent des renseignements à CaseMed ou communiquent autrement avec elle.

La présente Politique s'applique aux titulaires de Compte, que le Compte soit valide ou non, et qu'un Paiement ait été effectué ou non pour les Services.

La présente Politique s'applique aux personnes dont l'accès aux Services a expiré, est échu, ou a été suspendu ou résilié.

La présente Politique continue de s'appliquer aux renseignements personnels conservés par CaseMed après la fermeture, la suspension ou la résiliation d'un Compte, tant que ces renseignements sont conservés.

Le statut du Compte et le Paiement déterminent ce qu'une personne peut faire sur la Plateforme. Ils n'ont aucune incidence sur les obligations de CaseMed à l'égard des renseignements personnels de cette personne ni sur les droits décrits à l'article 12.

2.6 Arrangements courants et visibilité des données

Les définitions de Visiteur, de Client, de Compte, de statut et de Paiement ci-dessus déterminent quels renseignements personnels sont visibles par qui. Les autres privilèges rattachés à chaque type de Compte sont régis par le CLUF et la Convention de services plutôt que par la présente Politique, et sont accessibles à l'adresse https://casemed.app/legal.

Dans le présent article, les données de performance primaires s'entendent des propres notes, évaluations selon la grille, rétroaction narrative et rapports d'un Utilisateur final. Les données de performance secondaires s'entendent des mesures agrégées ou dérivées calculées à partir de plus d'un Utilisateur final, telles que les moyennes, les distributions et les tendances. Les données de performance secondaires ne sont mises à disposition que lorsqu'elles n'identifient aucun Utilisateur final.

Les arrangements suivants découlent couramment de ces définitions.

• 1.Le Client est une Organisation ; le Compte est un Compte d'Administrateur. Un Administrateur valide dont l'Organisation a effectué un Paiement peut consulter les données de performance primaires des Utilisateurs finaux de son Organisation et communiquer avec ces Utilisateurs finaux par le système de messagerie de la Plateforme. L'article 7.2 précise ce qu'une Organisation peut voir.
• 2.Le Client est une Organisation ; le Compte est un Compte d'Utilisateur final. Un Utilisateur final valide dont l'Organisation a effectué un Paiement a des données de performance primaires visibles par les Administrateurs de son Organisation. L'Utilisateur final ne peut pas consulter les données de performance primaires d'un autre Compte. Des données de performance secondaires peuvent être mises à sa disposition.
• 3.Le Client est un Abonné individuel ; le Compte est un Compte d'Utilisateur final. Un Utilisateur final valide qui a effectué un Paiement peut consulter ses propres données de performance primaires et ses rapports. Le Compte n'est associé à aucune Organisation ; aucun autre Compte n'a accès à ses données de performance primaires, et il n'a accès aux données de performance primaires d'aucun autre Compte. Des données de performance secondaires peuvent être mises à sa disposition.
• 4.Le statut du Compte n'est pas valide ; aucun Compte ; ou Compte fermé, suspendu ou résilié. Les fonctions exigeant un Compte au statut valide sont inaccessibles et aucune nouvelle donnée de performance n'est générée. Les privilèges deviennent accessibles une fois le Compte validé.

2.7 Lien avec les conventions

Le CLUF et la Convention de services régissent l'accès aux Services et leur utilisation, y compris les privilèges accordés à chaque type de Compte. La présente Politique régit le traitement des renseignements personnels par CaseMed et a préséance sur ces conventions en cas d'incompatibilité à ce sujet. Rien dans la présente Politique ni dans ces conventions ne limite un droit qu'une personne détient en vertu des lois applicables sur la protection des renseignements personnels. Le Consentement au traitement des données a préséance sur la présente Politique en cas d'incompatibilité concernant les renseignements personnels qu'il vise.

3. RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

3.1 Renseignements de Compte et d'inscription

• •Nom légal complet
• •Adresse courriel
• •Numéro de téléphone, lorsqu'il est fourni
• •Identifiants de Compte
• •Organisation, rôle, programme et niveau ou année de formation
• •Titre professionnel et spécialité
• •Numéro de permis d'exercice ou d'inscription auprès de l'ordre professionnel, lorsque des crédits de développement professionnel continu (« DPC ») ou de formation médicale continue (« FMC ») sont demandés
• •Adresse, y compris le pays et la province ou l'État de résidence, qui déterminent le territoire dont le droit s'applique aux droits et avis du titulaire du Compte ainsi que l'adresse à laquelle les avis sont envoyés
• •Fuseau horaire et préférences d'interface

3.2 Renseignements vocaux et audio

Lorsque les fonctions de simulation vocale (les « Fonctions vocales ») sont utilisées, CaseMed recueille et traite :

• •les enregistrements audio des paroles du titulaire du Compte pendant les rencontres cliniques simulées ;
• •les transcriptions générées à partir de ces enregistrements ; et
• •les données dérivées de ces enregistrements et transcriptions.

Les Fonctions vocales convertissent la parole du titulaire du Compte en texte au fur et à mesure qu'il parle, et la transcription est conservée. L'audio n'est enregistré et conservé que lorsque le titulaire du Compte a donné le Consentement au traitement des données ; autrement, la parole est traitée au moment où elle est prononcée et n'est pas stockée. CaseMed n'enregistre pas la voix des résidents du Québec, de l'Illinois, du Texas ou de l'État de Washington.

3.3 Renseignements sur la simulation, la performance et l'interaction

• •Réponses, questions et décisions cliniques exprimées dans un cas
• •Examens, imagerie et interventions choisis dans un cas
• •Temps de réponse, comportement de navigation et habitudes d'interaction
• •Notes, évaluations selon la grille, cotes de compétence, rétroaction narrative et rapports générés
• •Attributions de cas, tentatives, statut d'achèvement et échéances
• •Réponses aux questionnaires et aux tests joints aux attributions, avec leurs notes et leurs résultats

Les renseignements visés au présent article, avec ceux décrits à l'article 3.2, constituent les « Données de la Plateforme » au sens donné à ce terme dans le CLUF et la Convention de services.

3.4 Contenu du Client

Les Administrateurs peuvent téléverser les éléments suivants au nom d'une Organisation (ensemble, le « Contenu du Client », tel que défini dans le CLUF et la Convention de services) :

• •Information sur les cas — information médicale et information sur les cas, fictive ou non fictive mais dépersonnalisée, et modèles de cas ; et
• •Matériel d'évaluation — grilles, méthodes de notation, objectifs et éléments semblables.

En vertu de la Convention de services, l'Organisation déclare et garantit que tout le Contenu du Client est conforme au droit applicable ; que tout Contenu du Client dérivé de rencontres cliniques réelles ou de dossiers de patients a été dûment dépersonnalisé conformément aux lois applicables sur la protection de la vie privée et des renseignements sur la santé ; et que tous les consentements, autorisations et approbations éthiques nécessaires ont été obtenus.

CaseMed traite tout le Contenu du Client comme des renseignements dépersonnalisés. Séparément, une Organisation fournit à CaseMed des Renseignements administratifs : les noms, adresses courriel, programme, niveau de formation et statut d'inscription de ses Utilisateurs finaux. Les Renseignements administratifs sont des renseignements personnels, ne constituent pas du Contenu du Client et sont traités conformément à la présente Politique.

CaseMed traite le Contenu du Client conformément aux mesures de protection décrites à l'article 10.

3.5 Renseignements de paiement et de facturation

Les données de carte de paiement sont recueillies et traitées par le processeur de paiements de CaseMed. CaseMed ne reçoit ni ne stocke les numéros complets de carte de paiement. CaseMed conserve les relevés de transaction, la marque de la carte et ses quatre derniers chiffres, le nom et l'adresse de facturation ainsi que l'historique des factures.

3.6 Renseignements techniques et journaux

• •Adresse IP
• •Type et version du navigateur, système d'exploitation et type d'appareil
• •Configuration des périphériques audio
• •Pages et fonctions consultées, horodatages et URL de provenance
• •Événements d'authentification, dossiers de session, journaux de sécurité et de vérification
• •Diagnostics d'erreurs et télémétrie de performance

3.7 Renseignements sur des tiers

La Plateforme ne présente que des scénarios cliniques simulés. Aucun titulaire de Compte, Client ou autre personne ne peut prononcer, saisir ou téléverser des renseignements identifiant une autre personne, y compris, sans s'y limiter, des renseignements identifiant un patient réel. Le faire constitue une violation des conventions conclues avec CaseMed.

Lorsque CaseMed apprend que des renseignements identifiant une autre personne ont été soumis, elle isole le dossier visé, retire les renseignements de ses systèmes actifs, les exclut de tout corpus d'entraînement, consigne l'incident dans son registre des incidents et avise le Client et le titulaire du Compte concernés afin qu'ils puissent remplir leurs propres obligations. CaseMed se réserve le droit de suspendre un Compte ou de résilier les Services lorsque des renseignements sur des tiers ont été soumis, quelle que soit la raison de cette soumission. Si CaseMed apprend qu'un enregistrement contient la voix d'une personne autre que le titulaire du Compte, elle supprime cet enregistrement, audio et transcription, et l'exclut de tout corpus d'entraînement.

4. RENSEIGNEMENTS VOCAUX

Sans le Consentement au traitement des données, la parole du titulaire du Compte est convertie en texte au moment où elle est prononcée et n'est pas enregistrée ; la transcription sert à exécuter la séance, à produire l'évaluation et à afficher les résultats, et n'est pas utilisée pour entraîner les modèles d'IA de CaseMed.

Avec le Consentement au traitement des données, CaseMed enregistre également les paroles du titulaire du Compte (les « Enregistrements ») et conserve les Enregistrements, les transcriptions et les Données dérivées aussi longtemps qu'ils sont nécessaires à l'assurance de la qualité des méthodes d'évaluation de CaseMed et à l'entraînement, à l'ajustement, à l'évaluation et à la commercialisation de ses modèles d'IA, y compris la recherche, les publications et le marketing connexes dans lesquels les personnes ne sont pas identifiées, puis les supprime ou les dépersonnalise.

Résidents du Québec, de l'Illinois, du Texas et de l'État de Washington. CaseMed n'enregistre jamais la voix des résidents du Québec, de l'Illinois, du Texas ou de l'État de Washington et n'utilise pas leurs transcriptions, leurs Données dérivées ni leurs résultats pour entraîner ses modèles d'IA, quel que soit le choix qui leur est présenté.

Représentations de locuteur. Pour exécuter une séance ou entraîner un modèle, les systèmes de CaseMed calculent des représentations numériques de la parole. Chacune n'existe que pour la séance ou le cycle d'entraînement dont elle découle, n'est jamais conservée comme un dossier concernant une personne ni liée à un Compte, et n'est pas utilisée pour identifier quiconque.

CaseMed ne fait pas ce qui suit :

• •utiliser les représentations de locuteur, ou toute autre donnée vocale, pour identifier une personne ou vérifier son identité. L'identité sur la Plateforme est établie par les identifiants de Compte ;
• •tenir une base de données d'enrôlement de représentations de locuteur à laquelle des enregistrements seraient comparés ou appariés ;
• •conserver une représentation de locuteur persistante pour un titulaire de Compte, au sein d'une séance ou d'une séance à l'autre ;
• •utiliser les représentations de locuteur pour relier un titulaire de Compte d'une séance ou d'un Compte à l'autre ;
• •utiliser les représentations de locuteur ou les données vocales pour développer des produits de clonage, de synthèse ou d'imitation vocale destinés à la vente ou à la concession de licences commerciales ;
• •utiliser les données vocales pour générer de l'audio synthétique dénaturant la voix d'un titulaire de Compte ; ou
• •prendre des décisions en matière d'emploi, d'accréditation, de délivrance de permis, de certification ou de discipline à l'égard d'un titulaire de Compte, ou fournir des données vocales à quiconque à cette fin, au-delà des communications aux Organisations et aux organismes d'agrément décrites aux articles 7.2 et 7.3.

Les modèles d'IA de CaseMed ne sont pas conçus ni utilisés pour reconstituer, reproduire ou identifier la voix d'une personne.

Résultats de l'entraînement des modèles. La suppression des Enregistrements n'annule pas l'entraînement de modèles déjà effectué au moyen de ceux-ci. Les résultats dérivés de l'entraînement, y compris les paramètres (poids) des modèles d'IA de CaseMed, subsistent après la suppression des données dont ils sont dérivés. Ces résultats ne constituent pas un dossier concernant une personne et ne sont pas utilisés pour reconstituer ou identifier la voix d'un titulaire de Compte. L'article 12.2 précise l'effet de ce qui précède sur les demandes de suppression.

Données biométriques vocales au sens des conventions. Les « Données biométriques vocales » s'entendent d'une empreinte vocale, d'un modèle de locuteur ou de toute autre représentation persistante permettant d'identifier une personne par la voix, au sens du CLUF et de la Convention de services. CaseMed ne dérive, ne conserve ni ne détient de Données biométriques vocales, et ne les vend, ne les concède sous licence ni ne les transfère à quiconque. La communication d'enregistrements vocaux à des fournisseurs de services et à des parties engagées pour soutenir le développement de modèles est décrite aux articles 7.1 et 7.4.

5. FINS AUXQUELLES LES RENSEIGNEMENTS SONT UTILISÉS

CaseMed utilise les renseignements personnels aux fins suivantes.

5.1 Prestation des Services

• •Créer, administrer et authentifier les Comptes
• •Fournir les séances de simulation
• •Générer les notes, la rétroaction et les rapports
• •Mettre les résultats à la disposition de l'Utilisateur final et, le cas échéant, de l'Administrateur de son Organisation
• •Administrer les attributions, les échéances et les achèvements, et émettre les notifications connexes
• •Fournir du soutien technique et répondre aux demandes de renseignements

5.2 Sécurité et intégrité

• •Détecter, enquêter sur et prévenir les accès non autorisés, le partage de comptes, la fraude et les utilisations abusives
• •Tenir des journaux de vérification et surveiller les incidents de sécurité
• •Faire respecter le CLUF, la Convention de services et la présente Politique

5.3 Activités commerciales

• •Traiter les paiements, émettre les factures et tenir les registres financiers
• •Déclarer les crédits de DPC et de FMC aux organismes d'agrément lorsque des crédits ont été demandés
• •Satisfaire aux obligations juridiques, fiscales, comptables, réglementaires et d'agrément

5.4 Amélioration des produits et analyses

• •Diagnostiquer les erreurs et surveiller la performance, la fiabilité et la disponibilité
• •Analyser les habitudes d'utilisation afin d'améliorer la conception des cas, la qualité des évaluations et l'expérience utilisateur

5.5 Recherche, développement et entraînement des modèles d'IA

CaseMed utilise les Enregistrements, les transcriptions, les Données dérivées, les données d'interaction et les résultats d'évaluation pour entraîner, ajuster, évaluer et commercialiser ses modèles d'IA uniquement lorsque le titulaire du Compte a donné le Consentement au traitement des données, et uniquement de la manière décrite dans ce Consentement. Un titulaire de Compte peut le retirer en tout temps en écrivant à privacy@casemed.app ; dès sa réception, aucun nouvel Enregistrement n'est réalisé et aucun cycle d'entraînement ultérieur n'inclut ses données, et CaseMed supprime, dans les 30 jours, les Enregistrements qu'elle détient. Le retrait n'exige pas le réentraînement des modèles déjà entraînés. Les réponses aux questionnaires et aux tests ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles d'IA de CaseMed.

Comme le prévoient le CLUF et la Convention de services, CaseMed est propriétaire de la Plateforme, de ses modèles d'IA et de toutes les Données dépersonnalisées, données agrégées et Données dérivées qui ne permettent pas d'identifier une personne, et peut les utiliser à toute fin licite. Les Données de la Plateforme qui constituent des renseignements personnels concernant un titulaire de Compte n'appartiennent pas à CaseMed : CaseMed les détient et les utilise, en vertu de la licence accordée dans le CLUF, uniquement aux fins et pour les périodes indiquées dans la présente Politique et dans le Consentement au traitement des données de ce titulaire de Compte. La fin d'entraînement des modèles ne s'applique que lorsque le titulaire du Compte a donné le Consentement au traitement des données.

Lorsque CaseMed publie ou présente des travaux de recherche, les renseignements utilisés sont agrégés, dépersonnalisés ou anonymisés de sorte que les personnes ne sont pas identifiées.

5.6 Communications de marketing

CaseMed n'envoie des communications de marketing concernant ses produits, ses cas et ses événements qu'aux personnes qui y ont expressément consenti, par exemple en cochant la case de marketing lors de l'inscription, laquelle est décochée par défaut. Chaque message de marketing identifie CaseMed et comprend un mécanisme de désabonnement qui prend effet dans les 10 jours ouvrables. Les notifications administratives, de service et de sécurité relatives à un Compte ne sont pas des communications de marketing et sont envoyées pendant toute la durée du Compte. Lorsqu'un Compte est attribué par une Organisation, l'Utilisateur final reçoit également des messages de l'Administrateur de cette Organisation par le système de messagerie de la Plateforme relativement aux attributions, au statut du Compte et aux activités connexes.

6. CONSENTEMENT

Le consentement est obtenu lors de l'intégration au moyen de trois instruments :

• •la Convention de services, acceptée par le Client ;
• •le CLUF, accepté individuellement par chaque titulaire de Compte ; et
• •le Consentement au traitement des données distinct et facultatif, présenté à chaque titulaire de Compte lors de l'intégration.

Le Consentement au traitement des données précise si la voix du titulaire du Compte est enregistrée, la manière dont les Enregistrements, les transcriptions et les Données dérivées sont utilisés et conservés, et la manière de le retirer.

Lorsqu'une place a été achetée par une Organisation, l'Utilisateur final accepte lui-même le CLUF et le Consentement au traitement des données. Une Organisation ne peut pas donner ces consentements au nom d'un Utilisateur final.

Lorsqu'un Compte est attribué par une Organisation, l'Organisation et son Administrateur sont responsables d'autoriser l'accès et d'aviser les Utilisateurs finaux, avant l'activation de leurs Comptes, qu'ils doivent accepter le CLUF et que le Consentement au traitement des données facultatif leur sera proposé, qu'eux seuls peuvent donner ou refuser.

Retrait. Le Consentement au traitement des données peut être retiré en tout temps comme le décrit l'article 5.5 ; les Fonctions vocales demeurent accessibles sans celui-ci. Le consentement aux communications de marketing peut être retiré en tout temps au moyen du mécanisme de désabonnement contenu dans tout message de marketing ou en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait du consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait et ne s'étend pas aux renseignements que CaseMed est tenue ou autorisée de conserver en vertu de l'article 9 ou du droit applicable.

7. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

CaseMed ne communique pas de renseignements personnels à des fins publicitaires et ne communique pas de renseignements personnels à des courtiers en données ni à des réseaux publicitaires. Des renseignements personnels peuvent être communiqués dans les circonstances suivantes.

7.1 Fournisseurs de services et de traitement

CaseMed fait appel à des fournisseurs de services pour exécuter des fonctions en son nom. Ces fournisseurs sont tenus par contrat de ne traiter les renseignements personnels que selon les instructions de CaseMed et de maintenir des mesures de confidentialité et de sécurité appropriées.

Les fournisseurs de services actuels de CaseMed sont : Amazon Web Services, Inc. (États-Unis, région US East) — hébergement, base de données, stockage de fichiers, courriel transactionnel et modèles d'IA hébergés (Amazon Bedrock), exploités au sein de l'infrastructure AWS ; Cartesia AI, Inc. (États-Unis) — synthèse vocale pour la voix du patient simulé, qui ne reçoit que du texte et jamais l'audio du titulaire du Compte ; Stripe, Inc. (États-Unis) — traitement des paiements ; et Microsoft Corporation — courriel d'entreprise (Microsoft 365). CaseMed met cette liste à jour avant qu'un nouveau fournisseur de services ne reçoive des renseignements personnels.

Certains traitements sont effectués par CaseMed sur sa propre infrastructure et ne comportent aucune communication à un tiers.

7.2 Organisations

Lorsqu'un Compte a été attribué par une Organisation, les Administrateurs de cette Organisation peuvent accéder aux éléments suivants :

• •le nom, l'adresse courriel, le programme et le niveau de formation de l'Utilisateur final ;
• •les cas attribués ainsi que le statut, la date et le nombre de tentatives ;
• •les notes, les évaluations selon la grille, les cotes de compétence et les rapports de rétroaction ;
• •les réponses aux questionnaires et aux tests joints à leurs attributions, avec les notes et les résultats ;
• •les transcriptions de séance, sauf si l'Organisation a désactivé l'accès aux transcriptions ; et
• •des analyses à l'échelle de la cohorte pouvant inclure les résultats de l'Utilisateur final.

Les Administrateurs n'ont pas accès à l'audio brut des séances.

Les Administrateurs peuvent également communiquer avec les Utilisateurs finaux de leur Organisation par le système de messagerie de la Plateforme relativement aux attributions, au statut du Compte et aux activités connexes.

L'utilisation de ces renseignements par une Organisation est régie par ses propres politiques et par sa Convention de services avec CaseMed.

Lorsque le Client est un Abonné individuel, aucun Administrateur ni aucun autre Compte n'a accès aux données de performance de ce Compte.

7.3 Organismes d'agrément et d'accréditation

Lorsqu'un titulaire de Compte demande des crédits de DPC ou de FMC, CaseMed transmet à l'organisme d'agrément concerné les renseignements requis pour l'attribution des crédits, qui comprennent généralement le nom du titulaire du Compte, son numéro de permis ou de membre, l'activité réalisée, la date d'achèvement et les crédits obtenus. La participation n'est déclarée que lorsque des crédits ont été demandés.

7.4 Partenaires de recherche et de développement de modèles

CaseMed peut communiquer des Données de la Plateforme, y compris des enregistrements audio, des transcriptions et des Données dérivées, à des tiers qu'elle engage pour soutenir le développement, l'ajustement, l'évaluation ou l'annotation de modèles, ou des travaux de recherche connexes. Cette communication n'a lieu qu'à l'égard des titulaires de Compte qui ont donné le Consentement au traitement des données. Ces parties agissent uniquement à titre de mandataires de CaseMed, selon ses instructions écrites, sont tenues par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité, et ne peuvent pas utiliser les renseignements à leurs propres fins. Aucune Donnée biométrique vocale n'est communiquée, puisque CaseMed n'en crée aucune (article 4).

7.5 Communications juridiques et protectrices

CaseMed peut communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l'exige ou le permet, y compris en réponse à une ordonnance d'un tribunal, à une assignation, à un mandat ou à toute autre demande légitime ; pour faire respecter ses conventions ; pour enquêter sur une fraude, une utilisation abusive ou un incident de sécurité soupçonnés ; ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de toute personne.

7.6 Transactions d'entreprise

Dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition, d'un financement, d'une réorganisation ou de la vente de tout ou partie de son entreprise ou de ses actifs, CaseMed peut transférer des renseignements personnels à la contrepartie ou à ses conseillers, sous réserve de mesures de confidentialité appropriées. Le successeur est lié par la présente Politique et par le Consentement au traitement des données de chaque titulaire de Compte ; toute modification n'est apportée que comme le prévoient l'article 14 et le Consentement au traitement des données.

8. TRANSFERT ET STOCKAGE INTERNATIONAUX

CaseMed est une société canadienne. Les renseignements personnels recueillis par l'intermédiaire des Services, y compris les enregistrements audio, les transcriptions et les données de performance, sont stockés et traités sur des serveurs situés aux États-Unis et exploités par les fournisseurs de services identifiés à l'article 7.1. Dans les circonstances particulières où une Convention de services stipule un traitement et un stockage régionaux des données, les données sont traitées dans les régions stipulées dans cette convention.

Lorsque des renseignements personnels se trouvent aux États-Unis, ils sont assujettis aux lois de ce territoire et peuvent être accessibles aux tribunaux, aux organismes d'application de la loi, aux organismes de réglementation et aux autorités de sécurité nationale des États-Unis conformément à ces lois. Ces lois peuvent différer des lois du Canada ou de celles de la province, de l'État ou du pays de résidence d'une personne.

CaseMed demeure responsable des renseignements personnels transférés à un tiers aux fins de traitement et utilise des mesures contractuelles et techniques, y compris des conditions écrites de protection des données, le chiffrement en transit et au repos et des contrôles d'accès, afin d'assurer un niveau de protection comparable.

Avant que des renseignements personnels concernant des résidents du Québec ne soient communiqués à l'extérieur du Québec, CaseMed réalise et documente une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à l'article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, et le transfert est régi par une entente écrite reflétant cette évaluation.

Certaines Organisations, y compris les organismes publics de la Nouvelle-Écosse et de la Colombie-Britannique, sont assujetties à des exigences voulant que les renseignements personnels soient stockés et consultés uniquement au Canada. CaseMed stocke et traite les renseignements personnels aux États-Unis, à moins qu'une Convention de services négociée séparément ne prévoie une autre région. Les Organisations assujetties à une exigence de résidence des données devraient communiquer avec CaseMed avant de conclure une Convention de services.

9. CONSERVATION

CaseMed conserve les renseignements personnels aussi longtemps qu'ils sont nécessaires aux fins décrites dans la présente Politique, y compris après la fermeture d'un Compte, puis les supprime ou les dépersonnalise. CaseMed peut en tout temps, à sa discrétion, supprimer les renseignements dont elle n'a plus besoin.

Enregistrements. L'audio n'est enregistré que lorsque le titulaire du Compte a donné le Consentement au traitement des données, et il est conservé aussi longtemps que nécessaire aux fins prévues dans ce Consentement, puis supprimé ou dépersonnalisé ; il est supprimé dans les 30 jours suivant le retrait. Aucun audio n'est enregistré pour les résidents du Québec, de l'Illinois, du Texas ou de l'État de Washington. Les copies contenues dans les sauvegardes courantes expirent dans les 35 jours suivant la suppression.

Transcriptions, Données dérivées et résultats d'évaluation. Les transcriptions, les Données dérivées, les données d'interaction ainsi que les notes, les évaluations selon la grille et les rapports sont conservés tant que le Compte est ouvert et, par la suite, aussi longtemps que CaseMed en a besoin : pour fournir les Services et tenir le dossier des résultats du titulaire du Compte ; pour satisfaire aux exigences légales, réglementaires, fiscales et d'agrément, notamment pendant au moins 6 ans à compter de la date de la séance lorsque des crédits de DPC ou de FMC ont été demandés ; et pour établir ou défendre des droits en justice. Lorsque le titulaire du Compte a donné le Consentement au traitement des données, ils sont aussi conservés aussi longtemps que nécessaire aux fins prévues dans ce Consentement, notamment l'intégrité des modèles d'IA de CaseMed et la reproductibilité de ses recherches. Sans ce Consentement, ils ne sont jamais utilisés pour entraîner, ajuster ou évaluer les modèles d'IA de CaseMed. Lorsque le Compte a été attribué par un établissement d'enseignement des États-Unis qui choisit la suppression de ses dossiers scolaires à la fin de sa convention avec CaseMed, ces dossiers sont supprimés avec ceux-ci (à l'exception des Données dépersonnalisées) ; les Enregistrements suivent le paragraphe qui précède.

Mesures dérivées. Les mesures calculées à partir de l'audio des séances qui ne peuvent pas servir à reconstituer l'audio et qui ne permettent pas de distinguer un locuteur d'un autre sont conservées indéfiniment lorsqu'elles ont été anonymisées de sorte qu'aucune personne ne peut être identifiée, directement ou indirectement.

Contenu du Client. Lorsqu'une Convention de services expire ou est résiliée, le Client peut choisir, dans les 30 jours, que le Contenu du Client lui soit restitué dans un format commercialement raisonnable ou soit supprimé des systèmes de production actifs de CaseMed. Les copies se trouvant dans les systèmes de sauvegarde courants sont supprimées au fur et à mesure que ces sauvegardes expirent dans le cours normal, actuellement dans les 35 jours.

Autres catégories. Les renseignements de Compte et de profil, les registres de paiement et de facturation, les registres de consentement, de retrait et de territoire, la correspondance de soutien ainsi que les journaux de sécurité et de vérification sont conservés selon le même principe ; les registres de paiement et de facturation, pendant au moins la période exigée par les lois fiscales et sur la tenue des registres d'entreprise. Les copies conservées dans les sauvegardes courantes expirent dans un délai de 35 jours. Les représentations de locuteur transitoires (article 4) sont détruites à la fin de la séance ou du cycle d'entraînement dont elles découlent.

Les renseignements qui ont été agrégés ou anonymisés de sorte qu'aucune personne ne peut être identifiée, directement ou indirectement, ne constituent pas des renseignements personnels et peuvent être conservés indéfiniment.

10. SÉCURITÉ

10.1 Mesures de protection

CaseMed maintient des mesures de protection administratives, techniques et physiques conçues pour protéger les renseignements personnels contre la perte ainsi que contre l'accès, l'utilisation, la communication, la modification ou la destruction non autorisés. Ces mesures comprennent :

• •le chiffrement des renseignements personnels en transit et au repos ;
• •des contrôles d'accès fondés sur les rôles, l'accès étant limité au personnel dont le rôle l'exige ;
• •l'ouverture de session en deux étapes (authentification multifactorielle), exigée pour l'accès administratif de CaseMed et pour chaque titulaire de Compte avant le démarrage d'une séance vocale ;
• •la journalisation des accès aux Comptes, aux données de séance et au Contenu du Client ;
• •des contrôles d'accès aux réseaux et aux systèmes ;
• •des examens de sécurité périodiques et la gestion des vulnérabilités ;
• •des procédures documentées de détection des incidents et d'intervention ;
• •des obligations de confidentialité pour le personnel et les entrepreneurs.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est entièrement sécuritaire, et CaseMed ne garantit pas que les renseignements personnels ne feront pas l'objet d'un accès non autorisé.

10.2 État de la certification

CaseMed bâtit son environnement de contrôle en fonction des Trust Services Criteria de l'AICPA en matière de sécurité, de disponibilité et de confidentialité. CaseMed ne détient pas actuellement de rapport SOC 2. Si et lorsqu'un rapport est émis, il sera mis à la disposition des Clients et des Clients potentiels en vertu d'une entente de non-divulgation, et le présent article sera mis à jour.

10.3 Notification des incidents

Lorsqu'un incident de confidentialité ou de sécurité présente un risque réel de préjudice grave, ou un risque de préjudice sérieux au sens de la législation québécoise applicable, CaseMed avise les personnes concernées et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et, à l'égard des résidents du Québec, la Commission d'accès à l'information du Québec, dès que possible, et avise les Clients concernés conformément à leurs Conventions de services. CaseMed tient un registre des incidents de confidentialité, qu'une notification soit requise ou non.

11. TRAITEMENT AUTOMATISÉ ET ÉVALUATION

Les notes, les cotes de compétence et les rapports de rétroaction générés par la Plateforme sont produits par des systèmes automatisés, à partir des renseignements de séance du titulaire du Compte et des critères d'évaluation du cas, sauf lorsque ces critères sont fournis par une Organisation, auquel cas ils sont assujettis aux propres processus de cette Organisation.

L'évaluation repose sur la performance clinique et la communication du titulaire du Compte dans le cas. Un titulaire de Compte peut demander des renseignements sur les renseignements personnels utilisés pour produire une évaluation donnée en communiquant avec CaseMed. CaseMed informe le titulaire du Compte qu'une note a été produite par un traitement automatisé. Sur demande, CaseMed informe le titulaire du Compte des renseignements personnels utilisés pour produire l'évaluation ainsi que des raisons et des principaux facteurs et paramètres ayant mené à celle-ci, et rectifie les renseignements personnels inexacts. Un titulaire de Compte peut présenter ses observations à un membre du personnel de CaseMed en mesure de réviser l'évaluation, en écrivant à privacy@casemed.app ; CaseMed répond dans les 30 jours.

Les systèmes automatisés sont sujets à l'erreur, et leur performance peut varier selon les accents, les dialectes, les habitudes d'élocution et les langues maternelles. CaseMed ne peut garantir en tout temps des résultats déterministes pour les réponses générées par l'IA dans des conditions d'utilisation réelles.

Comme l'indiquent le CLUF et la Convention de services, les Services sont destinés à des fins d'éducation et de développement professionnel. Les évaluations générées par la Plateforme ne constituent pas des conseils médicaux. Lorsqu'une activité est expressément désignée comme agréée, son achèvement peut être déclaré aux fins de crédits de développement professionnel continu ou de formation médicale continue, comme le décrit l'article 7.3. Sauf lorsqu'une activité est ainsi désignée, les évaluations générées par la Plateforme ne constituent pas une décision en matière de délivrance de permis, d'accréditation, de certification ou d'aptitude à exercer.

Les demandes de renseignements concernant une évaluation, ainsi que les demandes d'accès aux renseignements personnels utilisés dans une évaluation ou de rectification de ceux-ci, peuvent être adressées à CaseMed à l'adresse https://casemed.app/contact ou au Responsable de la protection des renseignements personnels.

12. ACCÈS, RECTIFICATION ET AUTRES DROITS

12.1 Généralités

Sous réserve du droit applicable, une personne peut :

• •demander l'accès aux renseignements personnels que CaseMed détient à son sujet, ainsi que des renseignements sur leur utilisation et leur communication ;
• •demander la rectification de renseignements personnels inexacts ou incomplets ;
• •retirer son consentement, comme le décrit l'article 6 ; et
• •demander la suppression de renseignements personnels, ce que CaseMed fera sauf lorsque la conservation est exigée ou permise en vertu de l'article 9, du CLUF, de la Convention de services ou du droit applicable. L'article 12.2 précise ce qu'une demande de suppression vise et ce qu'elle ne vise pas.

Les demandes doivent être adressées au Responsable de la protection des renseignements personnels. CaseMed peut exiger une vérification de l'identité avant de donner suite à une demande. CaseMed n'exige aucuns frais pour les demandes d'accès.

12.2 Portée et limites des demandes de suppression

Une demande de suppression est traitée à l'égard des renseignements personnels que CaseMed détient au moment de la réception de la demande. Elle s'étend :

• •aux Enregistrements ;
• •aux transcriptions, aux Données dérivées, aux données d'interaction et aux résultats d'évaluation ;
• •aux renseignements de Compte et de profil ; et
• •aux Renseignements administratifs concernant la personne,

sauf lorsque CaseMed est tenue ou autorisée de conserver les renseignements en vertu de la loi ou de l'article 9.

Une demande de suppression ne s'étend pas :

• •aux renseignements déjà supprimés dans le cours normal en vertu de l'article 9 ;
• •aux résultats dérivés de l'entraînement, y compris les paramètres (poids) des modèles d'IA entraînés avant le traitement de la demande. Comme le décrit l'article 4, ces paramètres ne constituent pas un dossier concernant une personne, ne sont pas attribuables à un titulaire de Compte en particulier et ne sont pas utilisés pour reconstituer ou identifier la voix d'une personne ; ni
• •aux renseignements agrégés, dépersonnalisés ou anonymisés qui ne peuvent plus être attribués à une personne.

CaseMed ne réentraîne pas, ne rétablit pas une version antérieure et ne retire pas un modèle d'IA, et ne supprime pas les paramètres d'un modèle, en réponse à une demande de suppression ou à un retrait du Consentement au traitement des données en vertu de l'article 5.5. La suppression et le retrait n'ont d'effet que pour l'avenir, à compter de la date de traitement de la demande.

Les modèles d'IA de CaseMed sont développés de façon incrémentale, chaque version s'appuyant sur les versions qui l'ont précédée. L'influence des données utilisées lors d'un entraînement antérieur ne peut être isolée dans les versions ultérieures ni en être retirée. L'exclusion en vertu de l'article 5.5 s'applique donc à l'entraînement effectué après le traitement d'une demande et n'annule pas l'effet d'un entraînement déjà réalisé.

Rien dans le présent article ne limite un droit que les lois applicables sur la protection des renseignements personnels confèrent à une personne et qui ne peut être limité par convention.

12.3 Résidents du Québec

En plus de l'article 12.1, les résidents du Québec peuvent demander que les renseignements personnels informatisés qu'ils ont fournis à CaseMed leur soient communiqués, ou soient communiqués à un tiers désigné, dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Ce droit s'applique aux renseignements recueillis auprès de la personne et ne s'étend pas aux renseignements créés ou inférés par CaseMed, y compris les évaluations et les résultats d'évaluation. Les résidents du Québec peuvent également exercer les droits prévus à l'article 28.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

12.4 Résidents des États-Unis

CaseMed n'enregistre pas la voix des résidents de l'Illinois, du Texas ou de l'État de Washington (article 4). Les résidents du Colorado ont droit à l'avis prévu à l'article 4 et peuvent communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels au sujet des renseignements personnels que CaseMed détient. Les résidents de l'État de Washington peuvent demander confirmation que CaseMed recueille ou partage, ou non, des données de santé des consommateurs, et demander la suppression de ces données.

Les droits décrits à l'article 12.1 sont offerts à tous les titulaires de Compte et s'exercent en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels. Lorsqu'un Compte a été attribué par une Organisation, CaseMed peut coordonner sa réponse avec l'Organisation et répond dans les 30 jours ; l'article 12.5 s'applique aux étudiants d'établissements d'enseignement des États-Unis. Rien dans le présent article ne limite un droit qu'une personne détient en vertu des lois applicables sur la protection des renseignements personnels.

12.5 Étudiants d'établissements d'enseignement des États-Unis

Lorsqu'une Organisation est un établissement d'enseignement des États-Unis et que CaseMed tient des dossiers scolaires en son nom, CaseMed agit à titre de fonctionnaire scolaire (school official) ayant un intérêt éducatif légitime au sens du Family Educational Rights and Privacy Act, 34 CFR §99.31(a)(1)(i)(B), sous le contrôle direct de cette Organisation quant à l'utilisation et à la tenue de ces dossiers, et sous réserve des restrictions relatives à la recommunication prévues au 34 CFR §99.33(a). Les droits d'accès et de rectification en vertu de cette loi s'exercent par l'intermédiaire de l'Organisation.

12.6 Plaintes

Les plaintes doivent d'abord être adressées au Responsable de la protection des renseignements personnels. Une personne qui n'est pas satisfaite de la réponse de CaseMed peut communiquer avec l'autorité de réglementation en matière de protection de la vie privée de sa province, de son État ou de son pays de résidence.

13. TÉMOINS ET TECHNOLOGIES SEMBLABLES

CaseMed utilise des témoins (cookies) et des technologies semblables aux fins suivantes :

• •Strictement nécessaires — authentification, gestion des sessions, sécurité et répartition de charge. Ils sont requis pour le fonctionnement de la Plateforme.
• •Fonctionnels — conservation des préférences de l'utilisateur, y compris les paramètres de langue et d'interface.
• •Analytiques — CaseMed n'utilise pas de technologies d'analyse, de publicité ou de relecture de session provenant de tiers.

Les témoins peuvent être gérés dans les paramètres du navigateur. La désactivation des témoins strictement nécessaires empêchera l'ouverture de session.

14. MODIFICATIONS

CaseMed peut modifier la présente Politique de temps à autre. La Politique révisée est publiée à l'adresse https://casemed.app/privacy avec une date de « Dernière mise à jour » actualisée et prend effet dès sa publication. Lorsqu'une modification est substantielle, CaseMed en donne avis par courriel ou par tout autre moyen qu'elle juge approprié compte tenu de la nature de la modification ; lorsqu'une modification élargirait les fins auxquelles les données vocales sont utilisées ou prolongerait une période de conservation, elle ne prend effet pour un titulaire de Compte qu'à son nouveau consentement donné par le Consentement au traitement des données. L'utilisation continue des Services après l'avis constitue l'acceptation de la Politique modifiée.

15. COORDONNÉES

CaseMed Inc., 600-1741, rue Lower Water, C.P. 997, Halifax (Nouvelle-Écosse) B3J 0J2 — privacy@casemed.app — +1 902 702-3755

CaseMed a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels, qui peut être joint à privacy@casemed.app.

Les demandes de renseignements généraux peuvent être adressées à CaseMed à l'adresse https://casemed.app/contact.

La présente Politique doit être lue conjointement avec le Contrat de licence d'utilisateur final de CaseMed et la Convention de services et de licence de CaseMed.